In un mercato sempre più frenetico e competitivo, lo scopo ultimo di qualsiasi azienda è quello di massimizzare i profitti, minimizzando i costi e gli errori dei processi produttivi. Dal momento che riuscire ad ottenere margini di miglioramento sul mercato, che siano degni di nota, è sempre più difficile, l’unico modo per raggiungere lo scopo finale è quello di intervenire sulla catena del valore, razionalizzandola. Questo articolo si pone l’obiettivo di scendere nel dettaglio, cercando di far capire perché è così importante automatizzare i processi aziendali.

Flussi aziendali inefficienti: alcuni esempi

Come anticipato, automatizzare i flussi aziendali, è di vitale importanza per un’azienda ai fini della massimizzazione dei profitti. Spesso le aziende sottovalutano i benefici derivanti da una corretta gestione dei flussi, lasciando al caso alcune delle operazioni quotidiane e i relativi problemi di gestione. Questo perché è più facile rimanere nella zona di comfort, con la certezza che, nel bene e nel male, ciò che si è fatto ha funzionato fino a quel momento, che abbandonare tali certezze in favore di una modernizzazione, rinunciando di conseguenza ai benefici che questa potrebbe portare. Facciamo qualche esempio. Prendiamo in considerazione come frequentemente vengono scambiati i documenti o le informazioni tra colleghi o tra diversi reparti aziendali: telefonate, e-mail continue e documenti cartacei. Queste sono tutte situazioni che, anziché favorire la comunicazione, generano solamente confusione, allungando i tempi di gestione e moltiplicando esponenzialmente il numero di operazioni, alcune delle quali totalmente inutili, che i collaboratori eseguono. La soluzione a questo problema: i workflow devono diventare digitali, permettendo di conseguenza di mantenere sotto controllo lo stato di avanzamento del lavoro. Gestendo in maniera automatica le notifiche, si potrà tenere traccia di tutto quello che è stato fatto, quando è stato fatto e, soprattutto, da chi. Un altro problema riguarda il data entry manuale, attività con valore aggiunto davvero scarso. Per spiegare concretamente, basti pensare al ricevimento delle fatture da parte dei fornitori. Su tali fatture devono essere messi in atto dei controlli incrociati con gli ordini effettuati dal gestionale, per poi effettuarne la registrazione manuale, inserendone i dettagli sempre nel gestionale. Si risolve con l’impiego di software che si occupano di automatizzare i processi aziendali, permettono di estrarre i dati da qualsiasi tipo di documento, ed effettuano il data entry in modo automatizzato nel sistema aziendale. Tali software riescono anche a confrontare diversi documenti, liberando di conseguenza i collaboratori da mansioni ripetitive e di poco valore, senza considerare che le persone, in questo caso, sono anche soggette ad errori. Fortunatamente, nonostante una predisposizione culturale che tende a lasciare perplesse le persone di fronte al nuovo, anche gli imprenditori italiani si stanno convincendo dell’effettiva importanza della trasformazione digitale.

Processi aziendali: come automatizzarli

Il primo passo da affrontare per realizzare un progetto di automazione dei processi aziendali, è quello di effettuare un’accurata analisi preventiva, dell’organigramma aziendale e dei singoli processi svolti da ogni funzione. In secondo luogo, dovrà seguire un’attenta pianificazione dei ruoli, al fine di rendere chiare le gerarchie, le mansioni, le responsabilità e le autorizzazioni. Una volta affrontati questi basilari passi, per riuscire invece a portare a compimento tutto il processo di digitalizzazione, si dovrà scegliere il partner tecnologico, che ricoprirà un ruolo davvero fondamentale, e probabilmente sarà la chiave del successo delle operazioni. La preparazione dei fornitori sarà quindi fondamentale, perché guideranno l’azienda passo a passo nella trasformazione, fino a formare il personale sull’utilizzo dei nuovi strumenti, di cui, proseguendo la lettura, sarà possibile leggerne un esempio.

Perché è importante automatizzare i processi aziendali?

La lunga premessa era doverosa per spiegare l’importanza del processo di trasformazione, da analogico a digitale. Una volta chiariti quindi questi aspetti fondamentali, rimane da capire perché sia così importante automatizzare i processi aziendali. Per farlo, però, vorremmo riportare un esempio concreto sul campo, passando dalla teoria alla pratica, che aiuterà maggiormente a comprendere la situazione. Alcune aziende ancora non sono nella condizione di essere totalmente paperless, cioè non possono ancora rinunciare totalmente alla carta, quindi certe tipologie di stampe rimangono indispensabili. Tra queste aziende, troviamo quelle di logistica, con l’esigenza di stampare delle etichette speciali. Per rispondere a questa esigenza con l’innovazione, migliorando le tempistiche e l’utilizzo di materie prime, sono state introdotte sul mercato stampanti termiche in grado di effettuare la stampa fronte retro. Seppur, a prima vista, parlare solamente di una stampa fronte retro possa apparire come di poco conto, analizzando meglio la situazione, si potrà arrivare alla conclusione che, così facendo, ne conseguirà un risparmio di carta, riducendo i costi. Ricordiamo che quello della riduzione dei costi è il nodo cruciale per ottimizzare i profitti. Per usare un’espressione gergale, si potrebbe dire che il risparmio è la prima fonte di guadagno. Cliccate qui per maggiori informazioni sulle stampanti per etichette Webermarking. A quanto corrisponde, nell’esempio pratico appena fatto, tale risparmio? Fino ad un 40% rispetto alle tradizionali etichettature. Tra l’altro, in questo specifico caso, sussiste un effetto collaterale positivo che, nonostante non incida direttamente sulla riduzione dei costi aziendali, rimane comunque molto importante ai fini dell’ecosostenibilità: il risparmio sul quantitativo di carta utilizzata che, chiaramente, poi deve essere anche smaltita. Dopo questo esempio, ora dovrebbe essere ancora più chiaro perché sia importante automatizzare i processi aziendali. Ovviamente la portata di un simile cambiamento deve essere ancora pienamente compresa, ma si deve sempre tener presente che ridurre i tempi, gli sprechi e i costi inutili è assolutamente necessario, perché questi gravano sul fatturato finale. Inoltre, si dovrà tenere in considerazione un ultimo aspetto. Il processo di digitalizzazione non sta colpendo solamente il mondo del lavoro e delle imprese, ma è in atto da tempo anche nella quotidianità delle persone, che altro non sono che potenziali clienti, sempre più esigenti, in termini di rapidità, nell’ottenere ciò che cercano. Rallentare le attività aziendali, rimanendo ancorati al passato, significa andare contro tendenza alle aspettative dell’utenza che, insoddisfatta, potrebbe guardare altrove.