Monitorare l’andamento dei propri dipendenti in azienda è fondamentale per comprendere punti di forza e criticità così da poter mettere in campo strategie vincenti ed efficaci. Il mondo del lavoro è sempre più variegato e senza limiti di tempo e di spazio, il che rende maggiormente difficile avere pieno controllo delle proprie risorse attraverso i metodi tradizionali. La digitalizzazione impone un cambio di vedute e nuove prassi che si adattino ai tempi che stiamo vivendo. Smart working, aziende delocalizzate, collaboratori e freelance. Un insieme di condizioni che dettano nuove regole soprattutto per quel che riguarda l’operato del settore delle Risorse Umane. I software di gestione, o software hr, sono gli strumenti che meglio assolvono le esigenze odierne.
Tracking software, la rivoluzione digitale
Quando si parla di tracking software, si intende uno strumento digitale in grado di monitorare l’andamento lavorativo della totalità dei dipendenti aziendali. Si tratta di un tool che può essere impiegato in diversi modi così da restituire una visione d’insieme e completa della situazione aziendale. Nello specifico, i tracking software permettono di controllare i turni di lavoro dei propri dipendenti registrandone le entrate e le uscite. Oltre a questo, la suddetta tipologia di software è in grado di analizzare il tempo trascorso e lavorato attivamente a determinati progetti così da poter poi fare statistiche e report sulla produttività dei singoli lavoratori ma anche sulle varie tipologie di compiti da portare a termine. Il tutto viene poi allineato con giorni di ferie e malattia, ore di straordinario, permessi di vario tipo e altre tipologie di assenza.
L’espansione dei software di gestione è dovuta al loro pratico utilizzo. Non sono necessari corsi di formazione né particolari conoscenze e competenze per adoperare gli strumenti digitali. Anzi, solitamente vanno a facilitare e velocizzare metodologie arcaiche e macchinose. Snellendo e agevolando i processi di gestione quotidiana si avranno benefici a tutto tondo ai quali non si potrà più rinunciare.
I vantaggi del tracking software
Le timbrature, talvolta, rischiano di essere poco veritiere e soggette ad errori dovuti da dimenticanze. A quanti capita di scordarsi il badge a casa o entrare di corsa in ufficio scordandosi di dover passare il cartellino sul timbratore? Nella frenica quotidianità sono evenienze del tutto normali ma che hanno degli effetti sull’operatività lavorativa. Riuscire ad evitarle significa quindi favorire il lavoro di tutti. Lo stesso vale per i dipendenti in smart working, pratica relativamente nuova nel panorama italiano che ha necessitato di essere regolamentata anche dal punto di vista della turnazione e dall’attestazione della stessa.
Inserire l’inizio e la fine del turno tramite applicazioni, QR code o il solo attraverso il monitoraggio del pc è facile e intuitivo, oltre che ottimo per aver dati sempre aggiornati e reali. Comodo anche per i fuori sede o per coloro che lavorano saltuariamente presso un’azienda ma hanno la necessità di comunicare le ore impiegate su determinati progetti.
Allo stesso modo sarà più facile gestire in maniera meticolosa i team di lavoro. Le possibili analisi e statistiche in merito all’operato dei propri dipendenti aiuteranno lo sviluppo dei piani strategici futuri nonché l’assegnazione dei compiti stessi alle persone maggiormente indicate per la loro risoluzione. Calcolando ore di lavoro e tempistiche sarà anche più facile gestire le ferie e lo stesso piano ferie di tutta l’azienda, avendo ben chiaro i momenti in cui il lavoro diventa più intenso e necessita di una forza lavoro maggiore, rispetto a periodi in cui la mole diminuisce.
Infine, è evidente come attraverso i sistemi tecnologici, grazie ai quali tutti i dipendenti di un’azienda posso avere libero accesso alle proprie informazioni e dati personali, si generi una maggiore trasparenza e fiducia. evitando ogni tipo di incomprensione o malinteso da dover risolvere.
